Het organiseren van een congres op locatie

Ben jij van plan om een congres te organiseren voor bijvoorbeeld jouw bedrijf? 

Als organisator wil je de verwachtingen van jouw gasten overtreffen. Het organiseren van een congres gaat tijd en geld kosten, ongeacht of het congres voor een klein of groot gezelschap is. Het kiezen van de geschikte congreslocatie is meestal een van de eerste en meest cruciale stappen. Afhankelijk van een hoop afwegingen maak je de juiste keuze. In dit blog gaan we dieper in op alle stappen die jij nodig hebt voor het organiseren van een succesvol congres.

Op tijd beginnen en duidelijke doelen opstellen

Zoals gezegd is een congres organiseren een tijdrovend proces. Het is van belang om je budget te bepalen, op tijd te beginnen en duidelijke doelstellingen te hebben. Als je sprekers uit wil nodigen van hoge kwaliteit, is het aan te raden om hier ruim een half jaar van tevoren mee aan de slag te gaan. Bedenk wat jij wil bereiken met het congres en sluit jouw doelstellingen aan op de doelgroep. Op basis hiervan benader je specifieke sprekers.
De uitnodigingen verstuur je minimaal 2 maanden voor de aanvang van het congres.

Maak een goede planning en beheer je budget slim

Maak een gedetailleerd schema met daarin alle uit te voeren taken, dit schema bevat alle taken van marketing tot logistiek tot programma beheer en evaluatie. Geef in jouw planning aan wat er exact gedaan moet worden en wie welke taken uitvoert.
Stel je mede-organisatoren hiervan op de hoogte en check af en toe of zij alles bij kunnen houden. Bij het plannen hoort natuurlijk het kiezen van de geschikte datum. Houd hierbij rekening met andere evenementen, de beschikbaarheid van locaties en sprekers en ook de deelname van jouw doelgroep. Om je budget te beheren hebben we ook een aantal tips:

1. Stel prioriteiten: 

Bepaal welke elementen het belangrijkst zijn voor jouw congres. Aan de hand hiervan wijs je jouw budget toe aan de must-haves en bespaar je eventueel, waar nodig, op andere elementen.

2. Gebruik slimme technologie:

Maak gebruik van online marketing en online registratieprocessen. Hiermee bespaar je geld en boost je tegelijkertijd de bekendheid van jouw congres.

3. Probeer te onderhandelen:

Bespaar geld door te onderhandelen met leveranciers en dienstverleners over de contracten.

Kies de geschikte locatie

De locatie is een van de meest cruciale beslissingen die je moet nemen bij het organiseren van een congres. Deze keuze is niet zomaar gemaakt, er zijn talloze verschillende evenementenlocaties. Denk aan het volgende bij het kiezen van de locatie:

• Bereikbaarheid

• Faciliteiten

• Cateringmogelijkheden

• Prijs kwaliteitverhouding

• Mogelijkheid tot ruimte uitbreiding

• Aansluiting met de doelgroep

Interactief en gevarieerd programma

Ontwikkel een interessant programma om de verwachtingen van jouw doelgroep daadwerkelijk te overtreffen. Neem verschillende onderwerpen op in het programma en zorg hierbij voor interactie. Interactie geeft het publiek een betrokkenheidsgevoel en forceert ze ook om extra aandachtig mee te doen.

Gebruik social media doelgroepgericht

Social media is een platform om updates over jouw evenement te brengen. De interactie met jouw doelgroep begint al op social media. Creëer engagement met het publiek en breng jouw congres tot leven! Denk goed na op welke social media kanalen de doelgroep het best bereikt kan worden. Verder is het belangrijk om de juiste content te delen en de doelgroep op de juiste wijze uitnodigen om zich in te schrijven. 

Check alle faciliteiten

Test al jouw benodigde apparaten voordat het congres begint. Probeer van tevoren of jouw laptop, de beamers, de microfoons en alle andere techniek het naar behoren doen. Een perfect werkende techniek draagt bij aan een vlekkeloos congres. Als je volledig ontzorgt wil worden op dit vlak, huur dan een technische dienst in. Check daarnaast ook de cateringbestellingen voor een laatste keer, er moet genoeg eten en drinken zijn voor gasten en sprekers. 

De evaluatie

Het evalueren is een belangrijke stap die vaak vergeten wordt. Het draait erom dat de gasten een fantastische ervaring hebben gehad. Verzamel daarom zo veel mogelijk feedback van de deelnemers na afloop van het congres. Vraag wat er goed ging en wat er de volgende keer beter kan. Na het verzamelen van de feedback, ga je deze analyseren en bij het volgende congres toepassen.