De gemiddelde kosten voor de maandelijkse loonadministratie bedragen €10 tot €20 euro per loonstrook. De prijs hangt af van de hoeveelheid loonstroken die je maandelijks te verwerken hebt en of het om vaste of variabele lonen gaat.
Hoe weet ik of ik niet te veel betaal voor de loonadministratie?
Op internet zijn verschillende loonadministrateurs te vinden. Meestal hanteren ze allemaal andere prijzen die opgebouwd zijn uit vaste en variabele kosten. De één rekent opstartkosten en een x bedrag per loonstrook, de ander vraagt een vast bedrag per maand en een x bedrag per loonstrook.
Ons advies is om in totaal niet meer dan €10 tot €20,00 per loonstrook te betalen. Bij deze prijs moeten de volgende werkzaamheden zijn inbegrepen:
- De maandelijkse loonstroken;
- Opstellen en indienen van de aangifte loonheffingen
- Opstellen van de betaallijsten
- Opstellen en indienen van de pensioenaangifte (indien nodig)
- Opstellen van de jaaropgaven
- Opstellen van de loonjournaalposten
Wat beïnvloed de kosten van de loonadministratie?
Het aantal loonstroken
Als je een offerte aanvraagt voor de loonadministratie kijkt het administratiekantoor in de eerste plaats naar het aantal te verwerken loonstroken. Het spreekt voor zich dat de prijs per loonstrook lager is voor een bedrijf met 50 werknemers dan voor een bedrijf met 2 werknemers.
Voor een bedrijf met 2 werknemers zit je al snel aan €20 per loonstrook en voor een bedrijf met meer dan 50 werknemers zal de prijs dichter bij €10 per loonstrook liggen.
| Aantal werknemers | Kosten per loonstrook |
|---|---|
| 1 - 5 | €15 - €20 |
| 5 - 10 | €15 - €17,50 |
| 10 - 25 | €12,50 - €15 |
| 25 - 50 | €10 - €14 |
| 50+ | €10 - €12,50 |
Vaste of variabele lonen?
Heb je werknemers in dienst met een oproepcontract? Dan zal de prijs per loonstrook voor die werknemers hoger liggen. Het administratiekantoor moet dan namelijk iedere maand de uren verwerken. Dit kost meer tijd waardoor hier een hoger kostenplaatsje tegenover staat.
Als je werknemers met een variabel loon in dienst hebt, reken dan op een meerprijs van zo’n €2,50 – €5,00 per loonstrook.
Loonadministratie voor de DGA
Bent u een directeur-grootaandeelhouder? Dan liggen de prijzen voor de loonadministratie meestal iets lager dan voor reguliere werknemers. Dit komt omdat een DGA geen pensioenaangifte, geen vakantiegeld krijgt en geen variabel loon heeft.
De kosten voor het voeren van de loonadministratie voor een DGA liggen tussen de €5 en €17,50 per loonstrook.
Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?
Voor kleine bedrijven is het vaak niet slim om de loonadministratie zelf te doen. Als je maar een handje vol personeel hebt, gaat er te veel tijd zitten in de loonadministratie. Als je de uren die je kwijt bent aan de administratie zou uitdrukken in geld, ben je vaak duurder uit dan wanneer je het zou uitbesteden. Administratiekantoren hebben veel ervaring en beschikken over geavanceerde loonsoftware waardoor ze de kosten per loonstrook laag kunnen houden.
Bovendien is het voeren van een juiste loonadministratie zeer belangrijk. Als er fouten ontstaan in bijvoorbeeld de afdracht van premies of loonheffing kunnen er problemen ontstaat die later veel tijd kosten om op te lossen.
Ons advies is dus om pas vanaf 50 werknemers te overwegen om de loonadministratie zelf te doen. Vanaf dit aantal kan je een redelijk maandbedrag besparen door de loonadministratie in eigen handen te nemen.