Een aantal keer kreeg ik de vraag welk boekhoudprogramma het meest geschikt is voor schoonmaakbedrijven. Om deze vraag goed te kunnen beantwoorden heb ik onderzocht welke boekhoudkundige aspecten belangrijk zijn voor een schoonmaakbedrijf en welk boekhoudprogramma hier het best op aansluit. Hieronder lees je mijn bevindingen.
Spoileralert: de winnaar
De conclusie van dit onderzoek is dat e-boekhouden.nl als beste boekhoudprogramma uit de test komt voor schoonmakers. Moneymonk komt op plek twee en Informer is als derde geëindigd.
Tip: via deze link kun je e-boekhouden 15 maanden gratis uitproberen. Laat deze kans niet liggen zou ik zeggen!
Aan welke eisen moet een boekhoudprogramma voldoen voor een schoonmaker?
In mijn analyse ga ik er van uit dat voornamelijk kleine tot middelgrote schoonmaakbedrijven zich afvragen welk boekhoudprogramma het meest geschikt is. Daarom laat ik in dit artikel de grote schoonmaakbedrijven buiten beschouwing.
Of je nu een middelgroot schoonmaakbedrijf hebt of een zzp’er in de schoonmaakbranche bent, je boekhoudprogramma moet grofweg aan dezelfde eisen voldoen. Het verschil tussen een middelgroot en een klein schoonmaakbedrijf zit vaak in het al dan niet hebben van personeel.
Personeels- en salarisadministratie is binnen de boekhouding een hele andere tak van sport en dit laat je meestal door een extern bedrijf doen. Daarom wordt personeels- en salarisadministratie buiten beschouwing gelaten in dit artikel.
De belangrijkste functies voor schoonmaakbedrijven zijn:
- Factureren
- Offertes versturen
- Uren bijhouden
- Bonnetjes inboeken
- Inzichtelijkheid van de cijfers
- De kosten van het boekhoudprogramma
Factureren
Als schoonmaker heb je geen zin om iedere keer een half uur kwijt te zijn aan iedere factuur die je naar een klant stuurt. Daarom is het belangrijk dat een boekhoudprogramma een goede facturatie module heeft.
Waar moet een facturatiemodule aan voldoen voor een schoonmaakbedrijf?
- Snel en eenvoudig facturen versturen
- Facturen kunnen verzenden op basis van een offerte
- De facturen personaliseren met een logo
- Een gepersonaliseerde e-mail met de factuur in de bijlage vanuit het boekhoudprogramma
- Het mailadres dat de klant ziet is jouw mailadres en niet een random mailadres van het boekhoudprogramma
Op dit punt scoort e-boekhouden het best omdat naar mijn mening hun facturatiemodule het meest uitgebreid is maar toch het makkelijkst in gebruik is. Moneymonk is hier een goede tweede maar e-boekhouden heeft een net wat gebruiksvriendelijkere layout en de facturen zijn makkelijker te personaliseren.
Offertes versturen
Als schoonmaakbedrijf wil je professionele offertes kunnen verzenden naar potentiële klanten. Een professioneel uitziende offerte kan net dat ene zetje geven waarmee een klant voor jou kiest en niet voor de concurrent. Het is dus belangrijk dat het boekhoudprogramma dat jij kiest een goede module heeft om offertes te versturen.
- De offertes moeten er professioneel uitzien
- Mogelijkheden om de offerte te personaliseren met bijvoorbeeld het logo van je bedrijf
- Een gepersonaliseerde e-mail met de factuur in de bijlage vanuit het boekhoudprogramma
- Het mailadres dat de klant ziet is jouw mailadres en niet een random mailadres van het boekhoudprogramma
Het versturen van offertes werkt ongeveer hetzelfde als factureren. Hier komt e-boekhouden dus ook als beste uit de test.
Uren bijhouden
Ook als je van te voren een prijs afspreekt met je klant voor een schoonmaakklus is het slim om bij te houden hoeveel tijd je kwijt bent aan een schoonmaakproject. Zo weet je zeker dat je klant niet te veel of te weinig betaald voor het werk dat je levert en kan je de prijs bijstellen bij een volgende keer dat je onderhandelt over de prijs.
Niet alle boekhoudprogramma’s bieden een makkelijk werkbaar urenregistratiepakket.
Moneymonk is gespecialiseerd in urenregistratie. Het pakket biedt zeer uitgebreide mogelijkheden om bij te houden hoeveel tijd je besteedt per klant. e-boekhouden en Informer bieden ook een urenregistratiemodule maar die van Moneymonk is uitgebreider. Als je hier meer over wilt lezen bekijk dan mijn uitgebreide review over MoneyMonk.
Inkoopbonnen inboeken
Als schoonmaker heb je te maken met verschillende inkoopkosten. Vaak is het zo dat je nog even snel wat spulletjes moet kopen voor een klus. Je wilt dan het liefst de bonnen meteen kunnen uploaden in je boekhoudpakket. Veel boekhoudprogramma’s hebben de mogelijkheid om via je smartphone een foto van de bon te uploaden in het pakket zodat je de bon later kunt verwerken.
In mijn ogen is het erg belangrijk voor een schoonmaker dat het uploaden van bonnen via een foto goed en intuïtief werkt.
Conclusie
e-boekhouden.nl
e-boekhouden.nl is in mijn ogen het makkelijkst te leren voor mensen met weinig boekhoudkundige ervaring. Het pakket is erg uitgebreid maar toch is alles overzichtelijk geordend.
Direct vanaf het moment dat je inlogt, zie je op het beginscherm een aantal video’s die uitleg geven over hoe e-boekhouden.nl werkt. De video’s duren enkele minuten en leggen beknopt uit hoe je direct kunt beginnen met je boekhouding. Heel handig voor als je net begint met boekhouden en de basis nog moet leren.
Het maken en verzenden is ook erg makkelijk en intuïtief. Maak simpelweg een factuur aan, voer de factuurdatum en het factuurnummer in, voeg een product of dienst toe en geef vervolgens aan of de factuur klaargezet moet worden om naar je klant te versturen of dat hij alleen ingeboekt moet worden in je administratie
Klein minpunten is dat je moet bijbetalen voor het automatisch inboeken van facturen. Echter, als je de totaalprijs bekijkt voor een zzp’er of kleine ondernemer is e-boekhouden nog steeds een van de goedkoopste opties.
e-boekhouden scoort een 8,6 voor de schoonmaakbranche.
Moneymonk
Het bijhouden van uren en projecten is heel makkelijk gemaakt in Moneymonk. Klantgegevens worden door een koppeling met de KvK makkelijk ingeladen waardoor je ze zelf niet hoeft in te voeren. Uren kunnen direct aan je klanten gefactureerd worden. Het is ook mogelijk om offertes op te stellen.
Moneymonk beschikt over een scanfunctie waardoor het heel makkelijk is om een ontvangen bon te fotograferen en in te lezen in je boekhouding. Dit bespaart een hoop tijd omdat je zo de bon nauwelijks nog zelf hoeft in te boeken.
Een klein nadeel aan MoneyMonk is dat je de btw-aangifte niet met één druk op de knop kunt indienen. Hiervoor moet je de btw laten berekenen door MoneyMonk om vervolgens de cijfers zelf in te vullen via het portaal van de belastingdienst.
Moneymonk scoort een 8,2 als boekhoudprgramma voor schoonmaakbedrijven
Informer
Het Dashboard van Informer Online geeft een uitgebreid beeld van de financiële stand van zaken. Je hebt direct inzicht in de voorlopige balans en resultatenrekening. Opzich heb je dit niet per se nodig als zzp’er maar het is wel fijn om te weten hoe je er voor staat.
Informer Online biedt de mogelijkheid om apps als Dropbox, Mollie en Paypall te koppelen aan je boekhouding. Zo kunnen mutaties vanuit deze apps direct ingelezen worden in je boekhouding. Dit scheelt erg veel inboektijd als je veel gebruik maakt van bijvoorbeeld Paypall.
Het factureren, herinneren en aanmanen is heel makkelijk en overzichtelijk gemaakt. De functie aanmanen mis ik bij veel boekhoudprogramma’s. Zeker als je veel verschillende klanten hebt neemt de kans toe dat er klanten tussen zitten die te laat of zelfs helemaal niet betalen. In die situatie is Informer Online dus zeker een aanrader.
Bij het invullen van ritten en uren in Informer Online moet je naar mijn mening erg veel onnodige dingen invullen voor de uren en ritten in je administratie staan. Hierdoor ben je er meer tijd aan kwijt dan bij andere boekhoudprogramma’s. Dit is een nadeel aan Informer.
Informer scoort een 7,9 voor de schoonmaakbranche.
